Funktionen
Alles, was ein Vertriebsteam braucht – an einem Ort
Gradex CRM läuft im Browser, am Computer und auf dem Mobiltelefon. Es muss nichts installiert werden.
Firmen, Kontakte und Aktivitäten
Alles zur Firma auf einer Karte.
- Firmenkarte mit Zeitachse: Aktivitäten, E-Mails, Anhänge und Aufträge an einem Ort.
- Kontakte, Aktivitätstypen (Telefonat, Termin, E-Mail…) und nächster Schritt mit Termin. Das Erfassen einer Aktivität aktualisiert direkt den Status der Firma und den nächsten Schritt.
- Aufgaben nach Termin – jeder sieht morgens, wen er anrufen soll.
- Anhänge, zum Beispiel Visitenkarten und Dokumente. Auf dem Mobiltelefon lässt sich eine Visitenkarte direkt fotografieren.
- Änderungsverlauf (wer, wann, was) mit Wiederherstellung von Gelöschtem.
Aufträge und Pipeline
Weniger Tabellen, mehr Abschlüsse.
- Eine Firma kann mehrere Aufträge (Verkaufschancen) haben.
- Jeder Auftrag hat Produkte, eine Phase, Preise nach Positionen (einmalig und monatlich, in der Währung des Auftrags) und Meilensteine mit geplantem und tatsächlichem Datum.
- Pipeline mit Karten, die Sie zwischen den Phasen verschieben. Die Änderung der Phase wird im Verlauf gespeichert.
- Auftragswert für den gewählten Zeitraum, zum Beispiel Jahr = einmalige Zahlungen + 12× monatlich. Summen werden immer je Währung gebildet, Beträge werden nicht automatisch umgerechnet.
- Aufwand in Personentagen, Kosten und Margen. Der Preis eines Personentags des Teams lässt sich für jede Währung einzeln angeben. Sichtbar sind sie nur für diejenigen, denen es der Administrator erlaubt.
Warteschlange zur Ansprache
Sie wissen, wen Sie heute anrufen.
- Import einer Firmenliste aus einer Tabelle (.xlsx) mit Vorschau vor dem Speichern. Eine Mustertabelle mit Beschreibung der Spalten steht zum Download bereit.
- Spaltenüberschriften erkennt das CRM in jeder der 7 Sprachen, auch ohne diakritische Zeichen. Eine Telefonnummer ohne Vorwahl erhält die Ländervorwahl der Organisation.
- Jeder Vertriebsmitarbeiter erhält ein Tageskontingent an Firmen für den Erstkontakt. Die Größe des Kontingents stellt er selbst ein.
- Eine Firma lässt sich übernehmen, zurückstellen oder mit Begründung ausschließen, zum Beispiel Wettbewerber. Die Firma bleibt in der Datenbank.
- Sammeländerungen: Priorität, Zuweisung, Themen und weitere.
Leads von der Website
Anfragen von der Website direkt im CRM.
- Formulare auf Ihren Websites senden Anfragen über eine API mit Schlüssel direkt ins CRM. Jede Website hat einen eigenen Schlüssel und eine eigene Lead-Quelle.
- Den Themencode des Formulars stellt die Organisation selbst ein – er bestimmt die Bezeichnung in der Notiz und das Produkt des Leads.
- Das CRM erkennt, ob der Kontakt oder die Firma bereits existiert, legt die Aufgabe „melden“ an und benachrichtigt den Vertriebsmitarbeiter per E-Mail.
- Steht die Person auf der Sperrliste (sie wünscht keine Werbung), weist das CRM beim Lead sichtbar darauf hin.
E-Mails im CRM
Jede E-Mail bei der richtigen Firma.
- Das CRM hat ein eigenes Postfach. Eine E-Mail, die Sie dem Kunden mit dem CRM in Kopie senden oder die Sie weiterleiten, wird automatisch als Aktivität der Firma zugeordnet, samt Anhängen.
- Das CRM erkennt E-Mails des Teams anhand verifizierter Adressen. Eine E-Mail von der Adresse eines Kollegen schreibt es ihm nur zu, wenn der Mailserver sie verifiziert (SPF, DKIM oder DMARC) – ein gefälschter Absender kann sich nicht als Kollege ausgeben.
- Nicht zugeordnete E-Mails warten in der Post auf die Prüfung. Das CRM schlägt selbst vor, welcher Firma die Nachricht zugeordnet werden soll, und bietet die Produkte und Funktionen an, über die der Kunde schreibt.
- Newsletter und automatische Antworten überspringt es. E-Mails zeigt es nur als Text an, ohne Skripte und Tracking-Bilder.
- Ein Absender lässt sich mit einem Klick als Spam markieren.
- Eine E-Mail lässt sich von der Firma entfernen oder in den Papierkorb löschen. Nicht zugeordnete E-Mails werden nach der eingestellten Frist automatisch gelöscht, einer Firma zugeordnete bleiben erhalten.
Was der Markt will
Der Vertrieb sammelt Informationen, die Entwicklung und Geschäftsführung brauchen.
- Interessenthemen, Branche und Größe der Firmen.
- Interesse an einzelnen Funktionen Ihrer Produkte, auch wenn der Kunde nicht weiß, in welchem Produkt die Funktion enthalten ist. Zu jedem Interesse lässt sich die Herkunft erfassen: Kunde selbst, bei der Präsentation interessiert, von uns angeboten.
- Feedback für die Entwicklung mit Status: neu, an die Entwicklung übergeben, umgesetzt, abgelehnt.
- Bericht Markt und Feedback: was nach Größe, Branche und Quelle nachgefragt wird, Interesse an Funktionen und seine Herkunft, Erwähnungen von Wettbewerbern.
Berichte und Übersicht
Zahlen, nach denen sich steuern lässt.
- Übersicht mit Diagrammen, die jeder für sich anpasst: Karten, neu hinzugefügte Firmen, „In Bearbeitung“.
- Berichte: Produkte × Phasen, Ergebnisse der Aufträge, Wert der Pipeline und Auftragswert für einen Zeitraum, Meilensteine Plan × Ist, Aktivitäten nach Personen, Lead-Quellen und Arbeit mit der Warteschlange.
- Gespeicherte Filter und CSV-Export. Jeder Export wird protokolliert.
Team, Berechtigungen und Einstellungen der Organisation
Jeder sieht, was er sehen soll.
- Rollen: Inhaber, Administrator, Benutzer. Eine Organisation hat immer mindestens einen Inhaber.
- Ein neuer Benutzer erhält eine Einladung per E-Mail: Über den Link verifiziert er seine E-Mail-Adresse und legt ein Passwort fest, oder er wählt die Anmeldung mit Google.
- Sichtbarkeit: alle Firmen, Firmen der Gruppe oder nur die eigenen. Vertriebsgruppen mit Leitern.
- Eigene Rechte: Export, Löschen, Preise, Kosten und Margen, Post zur Prüfung, neue Firmen. Ein Benutzer lässt sich auf Nur Lesen einstellen.
- E-Mail-Benachrichtigungen: Zusammenfassung am Morgen und pro Woche, sofort bei einem neuen Lead, bei der Zuweisung einer Firma oder bei einer Änderung der Phase.
- Einstellungen der Organisation: Sprache der Organisation, Währungen, Domains des Teams, Themen der Website-Formulare, Aufbewahrungsfristen für Daten und Papierkorb.
- Wichtige Einstellungsänderungen (Verkürzung von Fristen, Änderung der Sprache oder der Währungen, Einschalten des KI-Assistenten oder der Besuchsaufzeichnung) erhalten die übrigen Inhaber per E-Mail, und sie stehen in der Übersicht „Einstellungsänderungen“.
- Für Administratoren: Aktivität der Benutzer, Anmeldeverlauf einschließlich fehlgeschlagener Versuche und Protokoll der Exporte.
Sprachen, Währungen und Komfort
Am Computer und mobil, in der Sprache jedes Benutzers.
- 7 Sprachen der Oberfläche: Tschechisch, Englisch, Slowakisch, Polnisch, Deutsch, Spanisch und Französisch. Jeder Benutzer wählt seine eigene.
- Sprache der Organisation: In ihr schreibt das CRM Texte, die es selbst erstellt, zum Beispiel den nächsten Schritt „Erstkontakt“.
- Währungen der Organisation: beliebige Währungen nach ISO 4217, zum Beispiel CZK, EUR oder USD. Die erste ist die Standardwährung.
- Dunkler Modus. Funktioniert auf dem Mobiltelefon.
- Hilfe zu jedem Bildschirm, Glossar der Begriffe der Firma, Tipps und Neuigkeiten zu jeder Version.
- Anmeldung mit E-Mail und Passwort oder über Google.
KI-Assistent
Der optionale Assistent antwortet auf Basis der Daten im CRM und schlägt Einträge vor. Er speichert und sendet nichts selbst – jeden Vorschlag bestätigt ein Mensch.
Mehr zum KI-AssistentenSehen Sie, wie Gradex CRM arbeitet
Wir zeigen Ihnen das CRM an Beispielen aus der Vertriebspraxis und besprechen, was Ihr Team braucht. Eine Organisation im CRM legen wir nach Absprache an.